Agenda's in Outlook 2003 combineren?

[Stijn]

Outlook-probleempje:

Eerst even melden dat de Outlook-mogelijkheden enorm zijn verbeterd in de 2003-versie. Zo heb je bv. een verbeterde mappenindeling (o.a. "favoriete mappen"), en automatische mailschikking op dag ("vandaag", "gisteren", "vorige week", "2 weken geleden",...), en ook de agendamogelijkheden zijn uitgebreid. Je kan eenvoudig verschillende agenda's aanmaken, (was in vorige versies ook al mogelijk) maar nu kan je deze ook gemakkelijk naast elkaar tonen.

Op die manier kan je dus verschillende agenda's naast elkaar bekijken, en zelf uitzoeken wie wanneer vrij is (manueel; dag per dag). Nu is mijn vraag: is het niet mogelijk om deze verschillende agenda's te "combineren"? Ik bedoel eigenlijk dat ik de agenda's van mij en mijn collega's zou willen "boven elkaar zetten" (zoals slides), om zo in één oogopslag te zien wie wanneer beschikbaar is...

Is dit mogelijk? Of kan dit bv. met een add-in? Ideeën?

[supermam]

ja dat is mogelijk, je moet in ieder geval gemachtigd zijn om de agennda's in te zien  je kunt aangeven dat deze agenda's bij het opstarten meteen geopend moeten worden.
Onder jouw agenda komt dan een mogelijkheid om aan te vinken welke agenda's op het scherm getoond moeten worden.
Ik zal morgen op mijn werk proberen sceen dumps te maken zodat ik kan laten zien waar deze opties precies zitten

[Stijn]

Daar ben ik 't volledig mee akkoord, supermam. Maar ik slaag er enkel in om de verschillende agenda's naast elkaar te zetten, en niet "bovenop" elkaar. Wanneer ze naast elkaar staan, moet ik zelf nog manueel gaan nakijken (de verschillende agenda's vergelijken) wanneer mijn collegae vrij zijn...

[supermam]

een quick methode is natuurlijk een agenda plannen de collega's uitnodigen en dan bij de beschikbaarheid kijken wie wanneer aanwezig is. Dit kan over een langere periode MAAR moet je wel handmatig opstarten. (dagelijks dan)

[Stijn]

owkidow... Maarrrr...

Ik kan, volgens mij, alleen maar mensen uitnodigen via email? Mijn bedoeling is: alle agenda's, die op één pc staan (later zal ik mij over meerdere pc's buigen...  ), samen te voegen, zodat ik onmiddellijk kan zien wie vrij is, en wie wanneer waar zit.    En dit zonder dat ik mijn collega's moet lastigvallen...

Eén agenda, waarop àlle (geselecteerde) agenda's voorkomen, zou eigenlijk ideaal zijn...

[supermam]

Je opmerking over agenda's die op één pc staan begrijp ik niet goed, als je mensen uitnodigt via een vergader verzoek en ze hebben je gemachtigd dan zou je bij beschikbaarheid meteen een groot overzicht moeten krijgen van alle personen en hun afspraken.

[Stijn]

Even verduidelijken:

Ik probeer van (en vooral VOOR  ) mijn collega's hun uurroosters (ik sta in 't onderwijs, uc) ietwat overzichtelijker te maken (allemaal in één Outlook, op één pc). Nu, om 't plannen van vergaderingen en lokalen wat te vlotter te doen verlopen, wil ik graag deze agenda's samengooien.

Hopelijk maak ik mij nu ietwat duidelijker?   


(Indien niet, laat je 't maar weten; mijn reactie zal voor morgen zijn. Ik heb genoeg achter (of was 't voor) de pc gezeten vandaag.)

[supermam]

ik ga er overigens van uit dat je de office assistent geraadpleed hebt 
Nieuwe openbare map aanmaken

U doet dit door openbare mappen te maken. In openbare mappen kunt u Microsoft Outlook-items die betrekking hebben op een speciaal onderwerp of project met andere gebruikers delen. Openbare mappen worden in Outlook in de mappenlijst weergegeven onder het pictogram Openbare mappen.

Voorbeeld:

Uw werkgroep wil een agenda samenstellen waarin iedereen de meest recente groepsgebeurtenissen kan zien. Tip: u kunt de groepsplanningfunctie in een openbare map gebruiken om een groepsagenda te maken waarin de planningen van een aantal personen of resources (voorziening: een ruimte, computer of andere apparatuur die nodig is tijdens een vergadering. U kunt bekijken of een voorziening beschikbaar is, het schema van een voorziening vergelijken met uw eigen werkschema en tijd reserveren in de agenda van een voorziening. Het reserveren van voorzieningen voor vergaderingen gebeurt op dezelfde wijze als het uitnodigen van mensen.) in één oogopslag duidelijk zijn.

[Stijn]

Owkidow, tot dusver ben ik mee met je info, Supermam.

Het volgende probleem waar ik nu mee te maken krijg, is het volgende. Blijkbaar moet je, om gebruik te kunnen maken van die "openbare mappen", een Microsoft Exchange Server emailaccount instellen. Hoe je dat doet, heb ik ontdekt, maar welke server moet je instellen?? (Welke server is er bv. bij jou ingesteld?)

Ik zal ineens eens horen bij onze dienst Informatisering, of zij misschien een speciale server hebben?

[Han]

Het account die je moet instellen, is jouw eigen account op de Microsoft Exchange server van jullie bedrijf.
Al jullie mailboxen + agenda's moeten aangemaakt zijn op die server en jullie moeten rechten hebben gekregen van de administrator om elkaars agenda te mogen inzien. Als je dus jouw account instelt dan krijg je automatisch voldoende rechten.

Zoek in google even met zoekopdracht "Outlook 2003" centrale agenda, dan vind je erg veel info hierover.

Op deze link vond ik bijvoorbeeld deze info :

Synchroniseren
Leuk, zult u zeggen, dat het mogelijk is om meer agenda's op een computer bij te kunnen houden, maar wat te doen als de medewerkers niet elke dag op kantoor zijn. Is er sprake van buitendienstmedewerkers die ieder zijn of haar eigen agenda bijhoudt op een notebook, dan wordt het noodzakelijk om de diverse agenda's regelmatig - bij voorkeur dagelijks - te synchroniseren met de centrale agenda's op kantoor. De meest voor de hand liggende oplossing is de aanschaf van Microsoft Exchange Server of Small Business Server 2003. Een centrale server waar iedereen op is aangesloten is de meest logische oplossing. Maar wat te doen als dat (nog) te kostbaar is?

[supermam]

oei ik sprak voor mijn beurt  ...ik ging ervan uit dat de Exchange server up and running was...

Stijn nooit iets installeren of activeren zonder de 'dienst automatisering' te raadplegen..behalve als je er zelf werkt, alleen dan heb je het voorrecht om lekker eigenwijs te zijn 

[Han]

Yep, en als je een functie wilt hebben die er niet is dan kan je dat wegschuiven op het bordje van automatisering. 

[RedSonja]

Handige site Han
heb 'm gelijk maar toegevoegd aan favo

Edit Bugs: Het is inmiddels 12 december2004.
Ik neem aan dat het probleem waarvoor dit topic geopend werd is opgelost.
Dit topic gaat dicht. Op verzoek van de topicstarter kan het door een teamlid weer geopend worden.