Inbedden van een intranet

[nashua]

Voor mijn afstudeer scriptie ben ik op zoek naar informatie hoe je het beste een Intranet binnen een organisatie kan inbedden. Het gaat hierbij met name om wie is er verantwoordelijk voor wat. Zijn hier algemene richtlijnen voor? Zijn er speciale boeken? Heeft iemand op papier hoe het bij hun in het bedrijf is opgezet. Bij kun je aan kloppen als dit niet werkt, bij wie als dat niet werkt enz.

Wie zou mij kunnen helpen. Ik heb zelf het intranet gebouwd bij het bedrijf maar de vraag is nu dus, wie is waarvoor verantwoordelijk?. het bedrijf is 400 man sterk.

Alvast bedankt voor de informatie, heb jij om een antwoord te geven nog meer informatie nodig, dan hoor ik dat graag

Met vriendelijke groet,

Jeroen

[Han]

Hi Jeroen, welkom op PCN.  

Bij mij op het werk is het intranet voor zover ik weet opgezet door een gedetacheerde expert. Toen dat eenmaal opgezet was is het beheer overgegaan. Wij (systeem/netwerkbeheer) zijn verantwoordelijk voor de techniek. Dat wil zeggen de machines waar het geheel op draait. Binnen de organisatie zijn er een paar mensen van verschillende afdelingen die rechten hebben om informatie toe te voegen aan het intranet.
Wij hebben er eigenlijk geen omkijken naar. We doen de dagelijkse backups en dat is het wat ons betreft.

We hebben nog niet meegemaakt dat het niet werkt, maar als dat gebeurt dan neemt de intranetbeheerder contact op met de leidinggevende op het centraal bureau. dat is degene die de eindverantwoording heeft voor het intranet. Ik neem aan dat die gedetacheerde expert dan weer voor een paar dagen komt om te kijken wat er loos is.

[nashua]

Hallo Han,

Bedankt voor je reactie, dat was aardig snel zeg maar. Maar nu is mijn vraag in dat geval, hoe wordt het Intranet bij jullie bezocht? Komen de medewerkers overal? Hoe up to date is het? enz.

Ik heb hier zelf het intranet opgezet. Alles draait en ziet er mooi uit. Het probleem is alleen dat de mensen met name op de eerste pagina komen. De startpagina, omdat hier ook het smoelenboek staat moeten ze daar wel heen. Voor de rest wordt er weinig over het intranet gesurfd. Tevens wordt er door de verschillende afdelingen weinig informatie opgezet.

Door middel van het maken vaan beheerrapport (om het maar even zo te noemen) zou dit wat strakker binnen de organisatie moeten komen te liggen en moeten mensen dit eigenlijk in hun takenpakket d'r bij moeten krijgen. als we zover komen.

Ik lees het wel
nogmaals bedankt

Jeroen

[Han]

Ze kunnen alleen op het intranet als ze ingelogd zijn op ons bedrijfsnetwerk. Dus niet van buiten het netwerk vanaf bijvoorbeeld thuis. Vroeger kon dat wel. Zie nu net pas dat dat nu niet meer kan.
Er staat geen link meer op de frontpage (www.novacollege.nl )
Misschien kan je er nog wel op met een url die je dan moet weten. Geen idee. dat moet ik es navragen.

Het is bij ons behoorlijk "up to date". Dat up to date zijn van het intranet "hangt en staat" bij de manier van informatievoorziening die de medewerkers gewend zijn/aangeboden krijgen. Wij hebben bijvoorbeeld alles van de OR erop staan maar er is ook de mogelijkheid om handleidingen te downloaden voor IT-handelingen. We zitten nu net een jaar in het nieuwe schoolgebouw dus dan veranderd er nog wel es wat aan het netwerk of er zijn updates van programma's. Die info krijgen ze dan kort via mail en voor meer bijzonderheden volgt een link naar het intranet.

De mensen die bij ons de nieuwe data op intranet zetten hebben dit ook in hun functieomschrijving/takenpakket staan, voor zover ik weet.
Dat betekent dat ze er ook daadwerkelijk tijd voor hebben.

[nashua]

Hallo Han,
Als ik het goed begrijp is jullie intranet op een school geinstalleerd? Wat betekend dat als er informatie opstaat, deze niet snel veranderd (formulieren, handleidingen enz.). Wordt er nooit "nieuws" toegevoegd? of dat soort dingen? zijn die ook up to date?

Bij ons in het bedrijf, heeft elke afdeling standaard 3 navigatie mogelijkheden. namelijk: introductie (visie, missie, korte introductie van de afdeling), nieuws (nieuwsfeiten van de afdeling, wat gebeurt er zoal, wat is er belangrijk voor die afdeling aan nieuws als je daar werkt, enz enz), wie doet wat (hier kunnen ze per werknemer aangeven welke werkzaamheden deze persoon doet).

Nu is de introductie echt een vast punt, die hoeft maar 1 keer per jaar gewijzigd te worden (over het algemeen). nieuws moet veel vaker up to date gehouden worden, maar ook dat gebeurd niet overal. Er wordt nog veel via het papieren kanaal verstuurd (nieuwsbrieven enzovoort) Dat zou niet nodig moeten zijn, maar probeer dat maar eens af te schaffen. en dan hebben we nog wie doet wat, en als die eenmaal is ingevuld, dan hoeft die alleen maar veranderd te worden als er nieuwe werkzaamheden zijn of als er een nieuewe collega komt of als er een collega gaat. Dus dat hoeft ook niet zo vaak.

Maar niks gebeurd dus, de meeste pagina's zijn nog zo dat er geen informatie te vinden is en dat maakt het intranet niet aantrekkelijker.

Hoe is dat dan bij jullie?

[Han]

Als ik het goed begrijp is jullie intranet op een school geinstalleerd?
Yep  

Wat betekend dat als er informatie opstaat, deze niet snel veranderd (formulieren, handleidingen enz.). Wordt er nooit "nieuws" toegevoegd? of dat soort dingen? zijn die ook up to date?
Ja hoor en staat regelmatig nieuw nieuws op. De onderdelen die ik eerder noemde zijn maar een klein onderdeeltje van wat erop staat.
Diegene die nieuws mogen toevoegen, doen dat via een webinterface. Ze kunnen tekst die bestaat kopieren in die webinterface en via een style-sheet ziet alles wat op intranet komt er qua layout dan hetzelfde uit. Zo blijft het een eenheid die prettig te lezen is, i.p.v. het rommeltje wat het zonder deze stylesheet-functie zou worden.
Op onze school heb je verschillende opleidingsrichtingen en diensten. Iedere opleiding/dienst heeft een persoon die berichten op intranet kan zetten die betrekking hebben op hun dienst/opleiding.
Die mensen vormen samen weer een werkgroep die bijeen komt als dat nodig is. Medewerkers van die dienst kunnen copy die ze op intranet willen zetten inleveren bij die persoon.

Er wordt nog veel via het papieren kanaal verstuurd (nieuwsbrieven enzovoort) Dat zou niet nodig moeten zijn, maar probeer dat maar eens af te schaffen.
Dat blijf je toch altijd houden. Er zijn ook medewerkers (meestal die van de oude stempel) die het "halve intranet" uit zitten te printen omdat ze het liever vanaf papier lezen dan vanaf scherm

[nashua]

Nou, we zijn goed op weg denk ik zo. Het betekend dus dat er bij jullie een werkgroepje is die druk is het met online zetten van gegevens? Hoe vaak komen die samen? en weet je ook of al die informatie gelezen wordt, heb jij daar inzicht in, of wordt er wel veel opgezet, maar komt er nooit iemand kijken?

[Han]

Ik heb geen inzicht in of er veel op het intranet gelezen wordt.
Denk dat ieder net als op het gewone internet alleen kijkt als ie informatie zoekt over zijn/haar dienst of opleiding.

Misschien is het een idee als je contact opneemt met verschillende bedrijven en een soort vragenlijst samenstelt die beantwoord kan worden. Dan verzamel je info van verschillende situaties. Ik heb je nu zo'n beetje alle info gegeven die ik erover weet uit onze organisatie?

[Han]

Een deel van topic is gekopieerd van het PCN-Noodforum.
Boven elk bericht staat cursief wie het bericht oorspronkelijk schreef.
Nashua schreef :
Hallo Han, ik weet er van. dat was de vraag hoe andere bedrijven het intranet hadden ingericht en wij hebben daar inderdaad een goede sessie over gehad. De vraag is nu welke procedures d'r zijn binnen een intranet. Wat moeten mensen voor stappen ondernemen als b.v. er een fout wordt ontdekt, of als het smoelenboek niet up to date is, of als ze technische vragen hebben ofzo. Ik was op zoek naar nog meer mogelijkheden waar ik misschien overheen heb gekeken.

Maar bedankt

Jeroen

[Han]

Ik denk dat je daarvoor toch mensen te spreken moet zien te krijgen die zoiets op poten hebben gezet of beheren. Als je een korte brief schrijft naar de ICT-coordinator van een paar bedrijven, waarin je uitlegt dat je met een afstudeerscriptie bezig bent en naar wat voor informatie je op zoek bent, dat je dan waarschijnlijk best op gesprek kan komen bij die bedrijven om je vragen te stellen.

Da's ook een mooie binnenkomer in bedrijven om je netwerk uit te breiden voor een baan na je afstuderen  

[Han]

Supermam schreef :

Heb je hier al een keer gekeken, of ergens anders binnen de overheid?

Je kunt altijd een bedrijf bellen en vragen of je een uurtje met iemand mag praten over dit onderwerp i.v.m je studie, nee heb je en ja kun je krijgen.  

O ja, bij ons is ITIL het toverwoord  
RFC's en SLA's etc.


Edit Han : Het is inmiddels 18 sept 2003. Ik neem aan dat het info waarvoor dit topic geopend werd allang verkregen en het verslag erover ingeleverd en beoordeerd is. Dit topic gaat dicht. Op verzoek van de topicstarter kan het door een teamlid weer geopend worden.